校研通〔2018〕33号

关于做好2018届毕业研究生档案工作的通知

各培养单位：

做好研究生的档案整理、归档和移交工作，是学校学位与研究生教育工作的重要组成部分，是毕业生就业派遣工作的重要环节。2018届研究生已经进入毕业答辩环节，为保证毕业研究生档案的完整性、及时移交和存档，根据《湖南理工学院硕士研究生档案管理暂行规定》（校研通[2017]36号）的要求，现将有关事项通知如下：

一、研究生档案管理分工

研究生档案材料分为人事档案和培养档案两份，研究生院负责新生人事档案的收集与审查、毕业生人事档案的整理、归档、转递与移交。各培养单位具体负责在校期间研究生档案材料的整理、归档、查阅和存档等日常管理工作。

二、档案材料归档内容

研究生档案分为人事档案和培养档案两部分，其中人事档案寄研究生工作单位或回生源地；培养档案在培养单位和学校档案馆各保留一份，其中，保留在学校档案馆的培养档案，根据学校的通知要求由各培养单位进行移交。档案材料具体归档内容见附件。

说明：

1、已经在研究生院的有关材料由研究生院各部门负责人进行整理和移交；

2、入学和毕业体检表在学校医院，请各学院安排人取回；

3、研究生奖惩材料中奖励材料包括在校期间因表现突出获得的学院、校级及校级以上等相关奖励材料，需提供证书复印件；处分材料包括在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等各类处分材料，需提供原件。奖惩材料内容应与毕业生登记表中所填内容一致。相关证书请扫描后发研究生院教育办存档。

4、就业报到证须各学院就业专干将就业信息录入“湖南省大中专院校毕业生就业办公信息系统”后，由学校招就处负责统一办理就业报到证。

三、材料整理要求

1、各培养单位应安排专人负责此项工作，按照档案材料目录，对2018届毕业研究生的培养档案材料进行一次梳理，并认真做好整理和归档工作。

2、硕士论文答辩结束后一周内，各培养单位按培养档案目录收集材料，审查后把相关材料按学号顺序排列并送到研究生院各部门负责人审核和办理移交手续。研究生院各部门负责人将审核通过的材料交教育办存入各研究生档案，并办理档案转交手续。

3、毕业研究生档案是研究生在校学习期间真实记载的凭证，事关学生毕业后的切身利益，请各研究生培养单位应本着对学生负责，对学校负责的态度，高度重视毕业研究生的档案管理工作，对于工作失误而造成不良影响的单位将追究其责任。

附件：

1、湖南理工学院硕士研究生人事档案目录

2、湖南理工学院硕士研究生培养档案目录

       研究生院

                               2018年5月24日