校研通〔2019〕22号

关于完善在校硕士研究生个人档案

和研究生管理系统个人信息的通知

各培养单位：

随着新版本研究生管理系统的投入使用，我校研究生教育管理进一步科学化、规范化。为进一步推进好此项信息化工作，研究生院决定对研究生个人档案进行一次全面梳理，同时完善好研究生管理系统中研究生个人信息，现就有关事项通知如下：

一、研究生个人档案整理内容

研究生个人档案包括研究生人事档案和培养档案。

人事档案包括研究生入学前人事档案、研究生录取登记表、研究生入学和毕业体检表、研究生学年考核登记表、研究生中期考核表、研究生学籍表、研究生课程成绩单、研究生答辩决议书、授予硕士学位审批意见表、研究生奖惩材料、研究生入党材料、毕业研究生登记表和研究生就业报到证等。

研究生培养档案包括研究生个人培养计划与培养相关的材料。具体有研究生个人培养计划、学年考核材料，中期考核材料、学籍表、课程成绩表、必修环节（或专业实践）材料、毕业资格审查材料、学位论文各环节材料（含开题报告书、中期检查报告书、预答辩评审意见表、相似性检测审核表）、学位申请书（合订本）、学位论文等。

二、研究生管理系统中需要完善的研究生个人信息

研究生管理系统个人信息内容主要包括个人基本信息完善、个人培养计划、学籍表、课程成绩、必修环节（或专业实践）材料、课程教学评价材料、发表论文情况、著作教材情况、获得专利情况、获奖情况、科研项目情况等。

三、个人档案整理流程

研究生个人档案的整理主要操作流程为研究生院先下发相关通知，各培养单位按通知要求进行各培养环节过程材料的收集、整理、审核和归档，然后督促各相关研究生把各环节的材料录入研究生管理系统。其中研究生培养环节各过程材料在审核时，部分材料或需要研究生导师、各培养单位以及各学位点审核签字，或需要研究生院审定，各培养单位应将收集整理好的材料办理相关审核程序后，将审核通过的材料归入研究生档案。

入学前人事档案（1份，人事档案存档）、研究生录取登记表（2份，人事档案和培养档案各1份）、入学和毕业体检表（1份，人事档案存档）：由各学院研究生秘书在研究生入学前负责收齐，其中毕业体检表由各学院研究生秘书在毕业前收齐。

个人培养计划按照19届毕业生和非毕业生两类情况整理：对于19届毕业生（4份，研究生、导师、学院和研究生院各1份）：开学初（研究生报到入学后两周内，注意签字时间关系）在导师指导下制定个人培养计划，并由导师负责确认，学位点和院部审核同意，报研究生院批准后执行；各单位注意模板的格式，注意排好版统一格式。在经研究生院批准后，由各研究生将相关信息录入研究生管理系统，并由导师登录系统进行审核确认操作，学院审核通过。对于非毕业生（2份，人事档案和培养档案各1份）开学初（研究生报到入学后两周内，注意签字时间关系）在导师指导下制定个人培养计划，将相关信息录入研究生管理系统，并由导师登录系统进行审核确认操作，学院审核通过，报研究生院批准后执行；在整理档案时从系统打印个人培养计划审核后并报研究生院审定。

学年考核材料（2份，人事档案和培养档案各1份）：研究生院下发通知后，各研究生填写学年考核登记表，学院秘书审核课程成绩后，由各班委进行思想品德与身心健康评价、导师进行思想品德与身心健康、业务能力与水平综合评价，学院考核小组进行综合评价，最后由研究生院审定。学年考核登记表双面打印。

中期考核材料（2份，人事档案和培养档案各1份）：研究生院下发中期考核通知后，由研究生按通知要求自我总结并填写中期考核表，学院组织中期考核会议按通知要求的程序进行考核，并做出全面评价和给定考核等级；最后报研究生院审定。中期考核表双面打印。

学籍信息（2份，人事档案和培养档案各1份）：研究生院下发毕业资格审核通知时，各培养单位通知研究生登录系统更新研究生学籍信息，在整理档案时从系统打印学籍档案并审核研究生学籍异动情况和奖惩情况，最后报学院审定。

成绩表（2份，人事档案和培养档案各1份）：各学院秘书在制定各学科专业培养方案后，各学年按培养方案进行课程和培养环节的考核和登记，最终生成研究生成绩单。在整理档案时从系统打印成绩单审核后并报研究生院审定。

必修环节（或专业实践）考核材料（1份，培养档案存档）：各研究生在学院的安排以及导师的指导下实施必修环节或专业实践工作，在工作结束后填写相关材料，由学院组织考核并评定等级。

毕业资格审查（1份，培养档案存档）：研究生院下发毕业资格审核通知时，各研究生填写毕业资格审查表并经过研究生导师、研究生秘书、培养单位以及各学位点审核后，毕业资格审查表归入研究生培养档案。

研究生奖惩材料（1份，人事档案存档）：由研究生本人提供奖惩材料复印件，研究生辅导员审核存人事档案袋。

研究生入党材料（1份，人事档案存档）：中共党员（包括预备党员）要将党员材料放入人事档案袋，预备党员要同时放入一份预备期表现说明。入党积极分子要将相关的培训证书、入党积极分子登记表放入人事档案内。由各学院研究生党支部书记审核。

毕业研究生登记表（2份，人事档案和培养档案各1份）：研究生按规定填写后分别放入人事档案和培养档案，由辅导员负责审核。

硕士研究生就业报到证（1份，人事档案存档）：有需要报到证的同学需提前向各学院就业专干申请办理派遣。

学位论文各环节材料（1份，培养档案存档）：学生完成学位论文相应环节后，应及时将相关信息录入研究生管理信息系统，在导师、培养单位研究生秘书、学位点秘书或负责人依次进行审核后，学生（或研究生秘书）从研究生管理信息系统打印（系统导出的表格格式可做微调）学位论文选题（开题）报告书、学位论文中期检查报告书、预答辩评审意见表等，经过研究生导师、研究生秘书、培养单位以及各学位点审核后，归入研究生培养档案。

学位论文相似性检测审核表（含预检测和复检测）经导师签字同意，检测人填写检测结果并签字后由培养单位研究生秘书存入研究生培养档案。

硕士学位申请书（合订本）（1份，培养档案存档。其中《硕士学位审批意见表》2份，分别存培养档案和人事档案）：

硕士学位申请书为学位审查各环节材料的合订本。装订顺序如下：

1.湖南理工学院硕士学位申请资格审查表；

2.湖南理工学院导师对硕士生综合素质及学位论文的评语；

3.湖南理工学院硕士学位论文评阅书(3份)；

4.湖南理工学院硕士学位论文评阅与答辩申请表；

5.湖南理工学院硕士学位论文答辩记录；

6.湖南理工学院硕士学位论文答辩决议书；

7.湖南理工学院授予硕士学位审批意见表；

8.申请人身份证复印件；

9.在读期间学术与应用成果复印件（发表论文目录页与第一页）。

学生按学位申请书（合订本）填写说明准备学位申请书各项材料（不装订），交培养单位研究生秘书，研究生秘书按每学生1份用长尾夹夹好，勿用订书针（其中“湖南理工学院硕士学位论文评阅书”可复印，其余签名与盖章均须原件），交研究生院学位办，研究生院组织召开学校学位评定委员会会议并填写完成《硕士学位审批意见表》“学校学位评定委员会审批意见”相关内容，研究生院将全部完成的学位申请书（合订本）返还给培养单位研究生秘书，研究生秘书将《硕士学位审批意见表》1份放入人事档案，学位申请书（合订本）装订后放入培养档案。

硕士学位论文（3份，培养档案、图书馆、研究生院各1份。）

存档的学位论文必需是通过论文答辩并根据答辩委员会意见修改后，经导师确认的最终修改定稿论文。

纸质版学位论文版权页均需学生和导师手写签名。

学生需在规定的时间内向培养单位提交3份纸质版学位论文，由研究生秘书审核无误后分别送档案馆、图书馆、研究生院档案各1份。

学生还应同时将学位论文电子版上传至图书馆的“湖南理工学院硕士学位论文管理系统”和“研究生管理信息系统”。

四、注意事项

1.各培养单位应高度重视研究生培养档案的整理工作，认真组织好培养各环节的实施和考核工作，并及时督促研究生将相关材料录入研究生管理系统；

2.在打印培养各环节材料时应注意调整排版格式，尽量做到格式统一、美观整洁；

3.在研究生各培养环节工作结束后，相关材料应及时审核和归档。

研究生院

2019年5月7日